Zo houdt Managed Print Services
jouw printers beschikbaar
Zo houdt Managed Print Services
jouw printers beschikbaar
De printer werkt. Dag na dag. Tot er ineens een melding verschijnt: toner bijna leeg. Vaak gebeurt er dan nog niets. Er kan immers nog worden geprint. Totdat die belangrijke offerte, vrachtbrief of set vergaderstukken uit de printer moet komen. Precies op dat moment is de toner écht op.
Dan begint het zoeken. Ligt er nog een voorraad in de kast? Is het wel de juiste toner? Wie bestelt dit normaal gesproken? En wanneer wordt de nieuwe geleverd? Een lege toner lijkt misschien een klein probleem. Maar als medewerkers hun werk niet kunnen afmaken, wordt het al snel een verstoring van het hele werkproces.
Veel organisaties proberen lege toners te voorkomen door extra voorraad aan te houden. Dat klinkt logisch, maar werkt in de praktijk lang niet altijd.
Voor het ene printermodel liggen meerdere toners op voorraad, terwijl een ander model juist niets meer heeft. Toners worden op verschillende afdelingen bewaard of verdwijnen bij een verhuizing naar een andere kast. Soms worden supplies besteld voor printers die nauwelijks nog worden gebruikt.
Zo ontstaat een voorraad die geld en ruimte kost, zonder dat je zeker weet of de juiste toner beschikbaar is wanneer je hem nodig hebt. De oplossing is daarom niet automatisch méér voorraad. Het gaat om beter inzicht en slimmer beheer.
Met Managed Print Service worden printers op afstand gemonitord. Niet alleen om technische meldingen te signaleren, maar ook om het verbruik van toner te volgen. Komt een toner onder een vooraf ingesteld niveau? Dan kan automatisch een nieuwe worden verstuurd. De juiste toner, voor de juiste printer en op het juiste moment. Een medewerker hoeft zelf geen voorraad te controleren. De officemanager hoeft geen typenummers op te zoeken. En IT krijgt geen melding met de vraag waarom de printer niet meer werkt. De levering wordt onderdeel van het beheer. Niet van de dagelijkse zorgen van medewerkers.
Handmatig tonerbeheer bestaat uit meer stappen dan vaak wordt gedacht. Iemand moet constateren dat de toner bijna leeg is. Vervolgens moet worden bepaald welk type nodig is. De bestelling moet worden geplaatst, gecontroleerd en intern verwerkt. Na levering moet de toner ook nog op de juiste locatie terechtkomen. Iedere stap kost tijd. En bij iedere stap kan iets misgaan.
Automatisch verbruiksbeheer haalt een groot deel van deze handelingen uit de organisatie. Daardoor hoeven medewerkers zich niet bezig te houden met de printer, maar kunnen zij doorgaan met hun eigen werk. Dat is misschien geen opvallende verandering. Wel een verandering die iedere werkdag tijd en frustratie bespaart.
Bij één printer is het meestal nog mogelijk om zelf zicht te houden op het verbruik. Maar hoe werkt dat wanneer een organisatie meerdere printers, verdiepingen of vestigingen heeft?
Dan wordt het al snel onduidelijk waar supplies liggen, welke printer veel wordt gebruikt en waar binnenkort een tekort kan ontstaan. Afdelingen gaan zelf bestellen of bouwen hun eigen voorraad op. Het centrale overzicht verdwijnt. Managed Print Services brengt het printerpark samen in één beheeromgeving. Daardoor ontstaat inzicht in het verbruik per apparaat en per locatie.
Zo kan de bevoorrading aansluiten op het daadwerkelijke gebruik. Een drukbezette printer krijgt op tijd nieuwe supplies, terwijl voor een apparaat dat weinig wordt gebruikt geen onnodige voorraad wordt opgebouwd.
Automatische tonerlevering is één onderdeel van Managed Print Services. Dezelfde aanpak kan ook worden gebruikt voor technische meldingen, onderhoud en het analyseren van printergebruik.
Geeft een printer een storing aan? Dan kan deze melding worden opgepakt voordat gebruikers massaal bij IT aankloppen. Is een apparaat structureel overbelast? Dan wordt zichtbaar dat de capaciteit niet meer aansluit op het gebruik. Wordt een printer nauwelijks gebruikt? Dan kan worden bekeken of deze nog nodig is. Zo verschuift printerbeheer van reageren naar vooruitkijken. Niet wachten totdat iets op is of uitvalt, maar handelen op basis van wat de printer zelf aangeeft.
Goed printerbeheer draait niet alleen om printers. Het draait vooral om medewerkers die zonder onderbreking hun werk kunnen doen. De juiste toner is beschikbaar. Storingen worden snel opgepakt. Supplies worden niet onnodig opgeslagen. En er is één partij die overzicht houdt over het geheel. De printer staat er en doet wat hij moet doen. Zonder dat medewerkers hoeven na te denken over alles wat daarachter geregeld wordt.
Dat is precies waar Managed Print Services waarde toevoegt: minder losse handelingen, minder onverwachte onderbrekingen en meer continuïteit op de werkplek.
Wil je weten hoeveel tijd jouw organisatie besteedt aan tonerbestellingen, storingsmeldingen en het beheren van printers? PCI brengt het huidige printerpark en de bijbehorende processen graag voor je in kaart. Zo maken we zichtbaar waar het beheer slimmer kan.
Herkenbaar? Dan zit je waarschijnlijk nog met een paar vragen. Goed nieuws: je bent niet de enige, we hebben de belangrijkste alvast voor je beantwoord.
Bij automatisch tonerbeheer wordt het tonerniveau van aangesloten printers op afstand gevolgd. Zodra een toner een vooraf bepaald niveau bereikt, kan automatisch een nieuwe toner worden verstuurd.
De printer geeft technische status- en verbruiksgegevens door aan de beheeromgeving. Hierdoor kan tijdig worden gesignaleerd dat een toner aan vervanging toe is.
In principe niet. Wanneer automatische tonerlevering onderdeel is van de Managed Print Service, wordt het bestelproces grotendeels uit handen genomen. De precieze werkwijze wordt vooraf met de organisatie afgestemd.
Meestal niet. Doordat nieuwe toner op basis van het daadwerkelijke verbruik wordt geleverd, hoeft er minder voorraad op kantoor te liggen. Dit voorkomt onnodige bestellingen en verkeerd bestelde supplies.
Ja. Printers op verschillende locaties kunnen centraal worden gemonitord. De juiste toner kan vervolgens rechtstreeks naar de betreffende vestiging of afdeling worden gestuurd.
Bij printermonitoring worden technische gegevens gebruikt, zoals het tonerniveau, de apparaatstatus en storingsmeldingen. Welke gegevens precies worden verwerkt en hoe deze worden beveiligd, hangt af van de gekozen oplossing en de gemaakte afspraken.
Naast tonerbeheer kan Managed Print Services onder meer bestaan uit monitoring, onderhoud, storingsafhandeling, rapportages en advies over de inrichting van het printerpark.
Nee. Ook kleinere organisaties kunnen profiteren van minder handmatig beheer, voorspelbare kosten en één aanspreekpunt. De meerwaarde hangt vooral af van het aantal printers, het printvolume en de tijd die de organisatie nu aan printerbeheer besteedt.
De kosten zijn afhankelijk van onder andere het aantal apparaten, het printvolume en het gewenste serviceniveau. Een inventarisatie van het huidige printerpark maakt duidelijk welke dienstverlening en kostenstructuur het beste passen.
Wil je meer informatie of heb je een vraag? Neem contact met mij op en ik help je graag verder.
