Wat kost printen
per medewerker?

Een kostenpost die onder de radar blijft

In tegenstelling tot bijvoorbeeld IT-systemen of huisvesting, heeft printen zelden een duidelijke eigenaar binnen een organisatie. Het valt een beetje tussen wal en schip: een stukje bij IT, een stukje bij facilitair en een stukje bij inkoop. En precies daar ontstaat het probleem.

Omdat niemand zich volledig verantwoordelijk voelt, ontbreekt vaak het overzicht. Toners worden besteld wanneer ze op zijn, printers worden vervangen als ze stuk gaan en nieuwe apparaten worden toegevoegd zonder dat er echt wordt gekeken naar het geheel.

Het gevolg? Een printomgeving die organisch groeit en daarmee ook de kosten.

Wat kost printen gemiddeld per medewerker?

Wanneer we kijken naar organisaties in Nederland, liggen de gemiddelde printkosten tussen de €300 en €800 per medewerker per jaar.

Dat verschil is groot, maar logisch.

Een medewerker in een administratieve of logistieke functie print vaak aanzienlijk meer dan iemand die voornamelijk digitaal werkt. Daarnaast spelen ook factoren zoals printertype, beheer en printgedrag een belangrijke rol.

Wat vaak voor een eye-opener zorgt, is het doortrekken van deze cijfers naar organisatieniveau. Een bedrijf met 100 medewerkers komt al snel uit op:

• €30.000 aan printkosten aan de onderkant
• Tot wel €80.000 per jaar aan de bovenkant

En dat is in veel gevallen zonder dat er actief wordt gestuurd op efficiëntie of kostenbeheersing.

Printkosten zijn meer dan papier en toner

Wanneer organisaties nadenken over printkosten, denken ze meestal aan de zichtbare onderdelen: papier en toner. Dat zijn tastbare kosten, dus die vallen op. Maar in werkelijkheid vormen die slechts een deel van het totaal. Achter de schermen spelen namelijk veel meer factoren mee.

Denk bijvoorbeeld aan de tijd die IT-afdelingen kwijt zijn aan printerproblemen. Of aan medewerkers die moeten wachten omdat een printer niet werkt. Of aan apparaten die energie verbruiken terwijl ze nauwelijks efficiënt worden ingezet.

Het zijn precies deze indirecte kosten die ervoor zorgen dat printen duurder is dan het lijkt. En omdat ze niet op één plek zichtbaar zijn, blijven ze vaak onopgemerkt.

De verborgen kosten die organisaties verrassen

Wanneer we printomgevingen analyseren, komen we vrijwel altijd dezelfde patronen tegen. Er staan meer printers dan nodig is. Er is geen duidelijk inzicht in wie wat print.
Kleur wordt gebruikt waar zwart-wit voldoende zou zijn. Supplies worden handmatig en reactief besteld. Op zichzelf lijken dit kleine inefficiënties, maar samen hebben ze een groot effect.

Ze zorgen voor:

• Verspilling van papier en toner
• Onnodig hoge beheerkosten
• Extra belasting op IT en facilitair
• Gebrek aan controle

En misschien wel het belangrijkste: ze maken het onmogelijk om gericht te optimaliseren.

Waarom inzicht het verschil maakt

De eerste stap naar kostenbesparing is zelden een nieuwe printer of een andere leverancier. Het begint bijna altijd met inzicht.
Zodra organisaties duidelijk zien:

• hoeveel er wordt geprint
• waar dat gebeurt
• en door wie

ontstaat er automatisch ruimte voor verbetering.

Ineens wordt zichtbaar dat bepaalde printers nauwelijks worden gebruikt, terwijl andere overbelast zijn. Of dat een groot deel van de prints eigenlijk niet noodzakelijk is. Inzicht maakt gedrag bespreekbaar en dat is waar verandering begint.

Hoe organisaties hun printkosten verlagen

Wat opvalt, is dat besparingen vaak niet voortkomen uit één grote ingreep, maar uit een combinatie van relatief eenvoudige verbeteringen.

Door het aantal printers te verminderen, ontstaat al snel meer overzicht en minder beheer. Door standaardinstellingen aan te passen, zoals dubbelzijdig en zwart-wit printen, daalt het verbruik zonder dat medewerkers daar hinder van ondervinden. Ook het automatiseren van supplies speelt een rol. In plaats van ad hoc bestellingen en noodoplossingen, ontstaat er rust en voorspelbaarheid.

En in veel gevallen kiezen organisaties ervoor om hun printomgeving structureel te optimaliseren via Managed Print Services (MPS). Daarbij wordt niet alleen het beheer uit handen genomen, maar wordt de hele omgeving continu gemonitord en verbeterd.

Het resultaat? Vaak een kostenbesparing van 20% tot 30%, zonder dat de gebruikerservaring verslechtert, vaak zelfs het tegenovergestelde.

Een concreet voorbeeld

Stel: een organisatie met 75 medewerkers heeft gemiddelde printkosten van €500 per medewerker per jaar. Dat komt neer op een totaal van €37.500.Na optimalisatie, bijvoorbeeld door beter inzicht, minder apparaten en efficiënter gebruik, daalt dit met 25%. De nieuwe kosten liggen dan rond de €28.000.

Een jaarlijkse besparing van €9.500, zonder ingrijpende veranderingen in de dagelijkse werkzaamheden.

Wanneer is het tijd om kritisch te kijken naar je printomgeving?

Veel organisaties herkennen pas dat er ruimte voor verbetering is wanneer de frustraties toenemen. Storingen, onduidelijke kosten of een wildgroei aan printers zijn vaak signalen dat de situatie uit balans is geraakt. Maar ook zonder directe problemen kan het waardevol zijn om stil te staan bij de huidige inrichting. Als je geen duidelijk inzicht hebt in je printkosten per medewerker, is de kans groot dat je meer betaalt dan nodig is.

Conclusie: kleine ingreep, grote impact

Printen lijkt misschien een kleine schakel binnen de organisatie, maar de impact op kosten en efficiëntie is groter dan vaak wordt gedacht. Met gemiddelde kosten tussen de €300 en €800 per medewerker per jaar kan het totaalbedrag flink oplopen, zeker wanneer er geen actief beleid is. Het goede nieuws is dat verbetering meestal niet ingewikkeld hoeft te zijn. Inzicht, optimalisatie en slimme keuzes maken vaak al het verschil.

En precies daar ligt de kans:
voor organisaties die grip willen krijgen op kosten, zonder in te leveren op gemak. Wie printen serieus neemt, ontdekt al snel hoeveel er te winnen valt.