Van Rhijn Bouw
Slim documentbeheer: M-Files en Hubshare verhogen efficiëntie bij Van Rhijn Bouw
Slim documentbeheer: M-Files en Hubshare verhogen efficiëntie bij Van Rhijn Bouw
Van Rhijn Bouw is een familiebedrijf dat zich laat kenmerken als ervaren en no-nonsense. Deze middelgrote aannemer uit de Randstad is hoofdzakelijk actief in de woningbouw. Daarvoor werkt Van Rhijn Bouw intensief samen met woningbouwverenigingen, gemeentes en projectontwikkelaars (waaronder het eigen Van Rhijn Projectontwikkeling); en met onderaannemers en leveranciers. Logischerwijs worden er onderling vele documenten uitgewisseld, waarbij de inhoud steeds verder verfijnd en aangevuld wordt. ‘Lange tijd konden we goed uit de voeten met onze vaste mappenstructuur in Verkenner en met Outlook om informatie te delen’, vertelt Arnold Hoekstra, systeembeheerder. ‘Maar door groei en verdere digitalisering voldeed die werkwijze niet meer.’
‘Onze projecten werden omvangrijker en het aantal benodigde digitale documenten nam toe. Daardoor werd het steeds moeilijker om de juiste stukken terug te vinden. En als een partner per ongeluk een oudere versie bewerkte, verloren we kostbare tijd. Daarom gingen we op zoek naar een softwarepakket dat een snelle, actuele en juiste informatiestroom zou faciliteren. Ook wilden we het aantal e-mails terugdringen waarin we documenten deelden en terug ontvingen van onze samenwerkingspartners.’
PCI hielp Van Rhijn Bouw bij de installatie en implementatie van M-Files en Hubshare. M-Files is een documentmanagementsysteem, Hubshare een portal waarmee documenten toegankelijk gemaakt kunnen worden voor externe partijen. Arnold is enthousiast over de nieuwe mogelijkheden die beide systemen met zich meebrengen. ‘Het meest krachtige van M-Files is de vindbaarheid van documenten. Zolang ik een document de juiste data meegeef, kan ik ‘m altijd terugvinden. En Hubshare levert zowel gemak als zekerheid op. Wij zetten hierin alle documenten klaar voor onze onderaannemers en leveranciers zodat zij verder kunnen om hun onderdeel van het bouwplan te realiseren. Ze kunnen ze downloaden, eventueel voorzien van op- of aanmerkingen en weer terugzetten. Zo starten we projecten soepel op en is ook daarna de informatievoorziening geborgd.’
‘Ze wisten bij PCI goed de vertaling te maken tussen onze wensen en de techniek. Daarvoor zijn zij eerst op afdelingsniveau gaan kijken: wat hebben we, wat doen we en wat willen we? Vervolgens zijn we M-Files gaan opbouwen, inrichten en gelijk ook al gaan uitproberen. Dankzij die combinatie van inrichten en ter plekke gebruiken hebben we nu een oplossing die helemaal aansluit bij onze wensen en behoeften. Desondanks moesten mijn collega’s en onze partners wel even wennen aan de veranderingen. Maar zodra ze merkten wat de voordelen waren, viel de weerstand weg. Het is ook wel begrijpelijk, voor onderaannemers en leveranciers bijvoorbeeld is het wéér een portaal, maar via één inlog hebben ze nu toegang tot alle projecten, brengen we samen de foutmarge omlaag en hoeven we ons nooit meer af te vragen of we de laatste versie van een document voor ons hebben.’
‘Voorlopig kunnen we hiermee vooruit, maar ik zie ook al mogelijkheden voor in de toekomst. Zo zouden we M-Files en Hubshare ook kunnen inzetten voor het maken van offertes. De benodigde documenten zet ik dan klaar in de portal en partijen die ze willen gebruiken kunnen daar gelijk bij. Dat lijkt me erg handig.’
Waar kunnen we je mee helpen?
Wil je een vraag stellen, offerte aanvragen of een afspraak maken met één van onze specialisten? Vul dan het formulier in op deze pagina en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
