Documenten zoals contracten en voorwaarden (afspraken), kunnen veilig en digitaal beheerd worden. Contract management software waarschuwt je wanneer contracten aflopen, daardoor kun je op tijd in actie komen. Je voorkomt dat contracten stilzwijgend worden verlengd of dat je te laat aan een vernieuwingstraject begint. Jij hebt volledige controle over jouw lopende contracten en grip op je tijd.
Snel informatie vinden
Het contract wordt opgeslagen in het systeem door belangrijke informatie (metadata) zoals contractnummer, leverancier en einddatum te koppelen aan het document. Hierdoor kun je later alle belangrijke informatie en voorwaarden snel weer terugvinden.
Overzicht in contracten
Met contract management software kun je in één overzicht zien welke contracten je hebt en wordt gewaarschuwd wanneer ze aflopen. Je hoeft niet meer elk contract apart erbij te pakken om dit na te gaan. Dit scheelt je veel tijd, het zal ervoor zorgen dat er minder fouten gemaakt worden, en je wordt op tijd gewaarschuwd zodat een contract opgezegd kan worden of een nieuw (inkoop) traject opgestart kan worden.
Als je gebruik maakt van contract management software werk je altijd met de juiste versie. Hiermee voorkom je vervelende discussies over bijvoorbeeld veranderingen in de voorwaarden.
Kostenbesparend
Door automatische meldingen hoef jij je geen zorgen te maken over het onverwacht aflopen of verlengen van een contract. Je krijgt altijd op het juiste moment een bericht zodat je op tijd actie kunt ondernemen. Dit voorkomt onnodige kosten en houd je meer tijd over voor andere werkzaamheden.
Veilig
Met contract management software bepaal je zelf met wie jij de contracten wilt en mag delen. Elke actie wordt hiervan geregistreerd. Hierdoor weet je zeker dat alle informatie veilig bewaard blijft.
