GGD Hollands Noorden vergroot flexibiliteit
GGD Hollands Noorden vergroot flexibiliteit
Met werknemers die verspreid werkzaam zijn over een kleine veertig locaties, is het voor GGD Hollands Noorden van groot belang om een flexibele scan-en printoplossing te hebben. Ook heeft de gezondheidsdienst te maken met hoge eisen ten aanzien van privacy. In nauwe samenwerking met leverancier PCI werd er gekozen voor 57 multifunctionele PageWide Managed Color printers (series MFP 58650 en E77650) met FollowMe technologie. PCI voorziet gezondheidsdienst van bedrijfszekere printoplossing.
Zorgvuldig omgaan met privacygevoelige informatie: Gemeentelijke Gezondheidsdienst Hollands Noorden is de gemeentelijke gezondheidsdienst voor 17 gemeenten in het noorden van de provincie Noord-Holland. In de regio wonen zo’n 650.000 inwoners. De gezondheidsdienst heeft als taak om voor de gemeenten de gezondheid en veiligheid van alle inwoners in Noord-Holland Noord te bewaken, te beschermen en te bevorderen. Dit doet de organisatie door onder meer in te zetten op preventie voorlichting te geven over gezondheidsrisico’s en het bevorderen van individueel en collectief gezond gedrag.
GGD Holland Noorden heeft ruim 550 medewerkers (circa 300 fte’s) die verspreid werken over een kleine veertig locaties. Deze mensen zijn vaak werkzaam op verschillende plaatsen. Dit zorgt ervoor dat de GGD specifieke eisen heeft ten aanzien van de flexibiliteit. “Een belangrijke eis voor ons was dat het nieuwe systeem via cloudoplossingen als OneDrive en SharePoint vanaf iedere plek toegankelijk moet zijn,” vertelt systeem beheerder Sandra Dekker.
Niet alleen de flexibiliteit bij het werken met de machines telde zwaar. Een gezondheidsdienst heeft te maken met cliënten en privacygevoelige informatie. Dataveiligheid is daarom eveneens een cruciaal aspect. Het risico dat iemand een printopdracht stuurt naar een van de printers maar deze vergeet zodat gevoelige informatie onbeheerd blijf liggen, moet bijvoorbeeld worden voorkomen. Tenslotte speelden bedrijfszekerheid en prijs een belangrijke rol.
Aanbesteding koppelt GGD met PCI. Bij de keuze voor de vervanging van het bestaande printerpark door moderne, multifunctionele PageWide Managed Color MFP printers van HP speelde PCI Nederland een doorslaggevende rol.
Als overheidsorganisatie is de GGD verplicht om grote opdrachten uit te schrijven via de procedure van een Europese aanbesteding. In de zomer van 2018 werd een document opgesteld met de eisen ten aanzien van prijs en betrouwbaarheid, flexibiliteit en dataveiligheid.
Vooraf hadden ze bij GGD geen uitgesproken voorkeur voor HP, vertelt systeem beheerder Alex Oudhoff van GGD Hollands Noorden.“PCI schreef in op de tender met HP als de beste keuze voor onze eisen.” Dat de leverancier meer merken vertegenwoordigt en dus als objectieve adviseur kan worden beschouwd, gaf veel vertrouwen. De offerte van PCI voor het plaatsen en onderhouden van van 57 HP ‘mulitfunctionals’ met HP PageWide technologie – voldeed volledig aan de kwaliteitseisen van GGD Hollands Noorden en kwam ook op prijs als beste uit de bus.
Het printerpark maakt onderdeel uit van een printerplatform dat wordt ondersteund door PCI Nederland. Werknemers van GGD hebben de vrijheid om scans naar iedere mailbox te sturen, van hen zelf maar ook van collega’s, terwijl PCI Nederland bezig is met de voorbereidingen voor OneDrive en SharePoint integratie.
Belangrijk voor de privacybescherming is de FollowMe software, waarmee afdrukken centraal, op een lokale server of in de cloud worden opgeslagen. De printopdracht kan vanaf iedere aangesloten printer worden uitgevoerd, terwijl de printopdracht pas wordt afgedrukt nadat de gebruiker zich heeft geïdentificeerd met een pas.
Gevoelige informatie kan dus nooit onbeheerd op een multifunctional in een centrale ruimte liggen. Bijkomend voordeel van FollowMe software, is dat medewerkers binnen organisaties zorgvuldiger omgaan met het maken van prints. Vergeet iemand de print op te halen, dan wordt de opdracht na 24 uur automatisch verwijderd. Dit zorgt voor besparing doordat er geen prints worden gemaakt die bij niet zo noodzakelijk bleken te zijn als ze aanvankelijk leken.
FollowMe biedt onmisbare bescherming tegen datalekken aan organisaties in de gezondheidszorg. Maar niet alleen in deze sector krijgt dataveiligheid veel aandacht, weet Raymond Admiraal, manager Customer Relations bij PCI. “Onder invloed van de nieuwe Europese privacywetgeving GDPR, hebben steeds meer relaties behoefte aan secure printing.”
“Op locaties van GGD Hollands Noorden komen we nu soms dozen tegen met gedrukte folders van zes jaar oud. Die kunnen we natuurlijk niet meer uitdelen. Door op afroep alleen te printen wat nodig is, denken we op termijn heel veel te besparen.”
Betekent de overgang een stap vooruit: De omschakeling naar een HP printeromgeving verliep volgens systeem beheerders Sandra Dekker en Alex Oudhoff van GGD Nederland Hollands Noorden vlekkeloos. Dat PCI Nederland verschillende merken vertegenwoordigt, bleek hier een voordeel. GGD zit vaak op kleine locaties waar het ruimtebeslag van een overbodige printer een flinke sta in de weg kan opleveren. In dit geval was daarvan geen sprake. Dekker: “Tegelijk met het afleveren van de nieuwe HP machines, werd de oude apparatuur meegenomen. We zijn erg blij met hoe de omzetting is gelopen.”
Wat betreft flexibiliteit betekent de overgang een stap vooruit. In de nieuwe omgeving kunnen de medewerkers kiezen om een bestand naar de mailbox van een collega te sturen of naar een OneDrive of SharePoint omgeving. Op jaarbasis maakt GGD Hollands Noorden een kleine 1,3 miljoen afdrukken. De verwachting was dat de nieuwe installatie tot minder papierverbruik zou leiden, maar dit lijkt (nog) niet het geval. Daarvoor is echter een goede reden. Behalve voor kantoorbehoeften worden de printers nu namelijk ook voor andere taken ingezet.
Een belangrijke nieuwe taak, is het printen van informatiefolders voor de clienten van GGD Hollands Noorden. Werden die voorheen altijd gedrukt, tegenwoordig worden ze op afroep geprint. “Bijvoorbeeld als ouders op het consultatiebureau komen en de GGD medewerker wil informatie mee naar huis geven, dan printen we ter plaatste een folder. Op locaties komen we nu soms dozen tegen met folders van zes jaar oud.
Die kunnen we natuurlijk niet meer uitdelen. Door alleen te maken wat nodig is, denken we op termijn heel veel te besparen,” vertelt Oudhoff. Uiteindelijk is het de bedoeling om duurzamer te werken door minder papierverbruik. Maar helemaal zonder papier kan het nog niet bij de GGD. Dekker: “Uitnodigingen voor onderzoeken bijvoorbeeld versturen we allemaal op papier. Voorlopig blijft papier cruciaal in deze sector.”
Over de bedrijfszekerheid van de HP machines en de service van de PCI organisatie zijn Dekker en Oudhoff zeer tevreden. De systemen zijn niet alleen uitermate betrouwbaar, de zelfdiagnose zorgt ervoor dat medewerkers op locatie nauwelijks een monteur nodig hebben. Juist omdat GGD op veel verschillende locaties werkt, is dit een belangrijk voordeel, legt Oudhoff uit. “Als er bijvoorbeeld een paperjam is, kunnen de mensen op locatie het probleem eenvoudig zelf oplossen. We hoeven dus niet overal langs te gaan of een monteur te sturen. En mocht er toch eens een issue zijn die we niet zelf kunnen oplossen, dan kunnen we altijd een beroep doen op PCI.”
Waar kan ik je mee helpen?
Wil je een vraag stellen, offerte aanvragen of een afspraak maken met één van onze specialisten? Vul dan het formulier in op deze pagina en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
