Beveilig je documenten en boost je productiviteit met een Document Management Systeem
Beveilig je documenten en boost je productiviteit met een Document Management Systeem
Documentbeveiliging is belangrijker dan ooit. Toch zien we nog vaak dat organisaties worstelen met inefficiënt documentbeheer: van het werken met verkeerde versies tot het per ongeluk delen van gevoelige informatie. Het lijken kleine vergissingen, maar de gevolgen kunnen groot zijn. De oplossing? Een Document Management Systeem (DMS). In deze blog lees je hoe een DMS jouw organisatie niet alleen veiliger, maar ook productiever maakt.
Een Document Management Systeem, afgekort DMS, is een softwareoplossing waarmee je documenten kunt beheren, opslaan en beveiligen. Het systeem biedt geavanceerde functies, zoals toegangscontrole, versiebeheer en encryptie, die ervoor zorgen dat jouw bedrijfsinformatie optimaal beschermd blijft. Maar het gaat niet alleen om beveiliging: een DMS verbetert ook de efficiëntie van je werkprocessen en bevordert samenwerking tussen medewerkers, ongeacht hun locatie.
Wil jij de beveiliging van jouw organisatie versterken? Een DMS doet dat op meerdere manieren. Wij lichten er hier drie uit die jouw organisatie veiliger maken.
Met een DMS bepaal je nauwkeurig wie toegang heeft tot specifieke documenten, mappen of zelfs bepaalde onderdelen daarvan. Je kunt gebruikersrechten toewijzen op basis van rollen, functies of individuele behoeften. Dit minimaliseert het risico dat onbevoegden gevoelige informatie inzien of aanpassen en beschermt jouw organisatie tegen interne én externe bedreigingen.
Een DMS zorgt ervoor dat alle gegevens volledig versleuteld worden opgeslagen en verzonden. Zelfs als iemand een document onderschept, blijft de inhoud onleesbaar zonder de juiste ‘decodeer-sleutels’. Deze encryptie biedt een extra beveiligingslaag, zodat gevoelige informatie beschermd blijft, zelfs buiten de grenzen van je organisatie.
Met uitgebreide audit trails houdt een DMS precies bij wie een document heeft bekeken, bewerkt of gedeeld. Deze transparantie helpt niet alleen bij het naleven van regelgeving, maar maakt het ook eenvoudiger om verdachte activiteiten op te sporen. Zo behoud je altijd volledige controle over wat er met je documenten gebeurt.
Naast beveiliging verbetert een DMS ook de productiviteit binnen je organisatie. Hier zijn drie manieren waarop een DMS je processen efficiënter maakt.
Met een DMS staan alle documenten op één centrale plek. Dit maakt het eenvoudiger en sneller om bestanden te vinden en de juiste versie van een bestand te gebruiken. Het scheelt tijd en verhoogt de efficiëntie.
Nooit meer gedoe met verschillende versies van een document. Een DMS houdt automatisch de laatste versie bij, zodat je altijd met de meest actuele informatie werkt. Bovendien kunnen teamleden tegelijkertijd aan documenten werken, ongeacht hun locatie. Dit voorkomt fouten en vergemakkelijkt de samenwerking.
Met een DMS worden bestanden niet onnodig gedupliceerd en worden ze automatisch geback-upt. Dit betekent dat je documenten altijd toegankelijk zijn, zelfs in geval van hardwarestoringen of andere problemen. Je behoudt toegang tot essentiële gegevens, zodat de productiviteit niet in het gedrang komt.
Ben jij benieuwd naar een Document Management Systeem? Download de whitepaper en verdiep je in hoe een DMS niet alleen de beveiliging van je documenten versterkt, maar ook de efficiëntie van je organisatie naar een hoger niveau tilt. Vind tips, inzichten en concrete voordelen die jouw organisatie helpen om veiliger en productiever te werken. Download de whitepaper hier.
Wil je graag meer weten over hoe MPS kan bijdragen aan het verduurzamen van jouw organisatie? Neem dan contact met ons op via het onderstaande formulier.
Je hoort en leest er bijna dagelijks over: duurzaamheid. We verduurzamen ons huis, spullen én ook zeker ons kantoor. Dat geldt ook voor printers. Want ook die worden ook steeds duurzamer. Maar hoe kan jij ervoor zorgen dat jouw organisatie zo duurzaam mogelijk omgaat met printen? Met Managed Print Services (MPS) kun je een groot verschil maken met verduurzaming. In deze blog vertellen we je hoe dat zit.
Printen blijft belangrijk. De term Managed Print Services (MPS) is een bekend begrip in de printwereld. Deze services zorgen voor een efficiënte en veilige print- en scanomgeving van een organisatie door het beheer van printers en workflows uit handen te nemen. Die vervelende taken zoals voorraadbeheer, onderhoud en probleemoplossing worden geautomatiseerd en rapportages geven inzicht in de kosten die je maakt en de prestaties van elke printer. Hoe dat nou zorgt voor een duurzamere werkwijze? Dat heeft met de volgende vier aspecten te maken.
Secured print technologieën zorgen ervoor dat documenten die je naar de printer stuurt, pas worden afgedrukt als je ook daadwerkelijk bij de printer staat en jezelf identificeert. Dit voorkomt het printen van documenten die nooit opgehaald worden en vermindert het papier- en inktverbruik. Daarnaast kun je met MPS alle printers standaard dubbelzijdig laten printen, waardoor er minder verbruikt wordt bij grote printopdrachten.
Printers staan altijd aan en moeten direct kunnen printen. Dat kan flink wat elektriciteit kosten. Daarom ontvang je met MPS van PCI juist printers die zijn voorzien van de nieuwste software en recente hardware. De software zorgt ervoor dat de printer energiezuinig te werk gaat, de hardware is laag in verbruik en gaat zuinig om met de toner, zodat je niets verspilt. Een bijkomend voordeel is dat je printers ook voorzien zijn van de laatste cybersecurity updates. Geen cybersecurityrisico’s dus.
Door inzicht kun je duurzame acties ondernemen. De monitoring en analyses die we bij MPS standaard uitvoeren, zorgen ervoor dat je via rapportages gemakkelijk kunt identificeren welke apparaten inefficiënt zijn en welke apparaten mogelijk zelfs overbodig zijn. Het geeft ook een goed inzicht in de herkomst van je documentstromen, waardoor duidelijk wordt waar ruimte is voor digitalisering. Een goed voorbeeld van hoe deze optimalisatie werkt is wat we bij het BovenIJ ziekenhuis hebben gedaan. BovenIJ heeft hele concrete duurzaamheidsdoelstellingen, waar wij door middel van MPS bij helpen.
Printers zijn gebruiksobjecten, dus is onderhoud belangrijk. Omdat je met MPS je apparatuur tijdig en regelmatig laat onderhouden, zal je apparatuur zo min mogelijk slijten. Eventuele problemen of defecte en beschadigde onderdelen worden sneller gevonden. Printers worden ook geplaatst op basis van hun capaciteit en de specifieke vraag. Dit voorkomt overbelasting en verbetert de levensduur, wat natuurlijk duurzaam is. Is je apparatuur uiteindelijk toch aan vervanging toe, dan kan PCI zorgen voor een volledige revisie, waardoor deze beschikbaar komt als circulaire printer.
Wil je graag meer weten over hoe MPS kan bijdragen aan het verduurzamen van jouw organisatie? Neem dan contact met ons op via het onderstaande formulier.
Stel je voor: een advocatenkantoor moet dringend juridische documenten indienen bij de rechtbank, of een transportbedrijf is bezig de vrachtbrieven uit te draaien zodat de chauffeurs op weg kunnen. In deze situaties is elke minuut cruciaal, waarbij een goed werkende printer onmisbaar is. Hoe zorg je ervoor dat je printer altijd klaar staat op het moment dat je hem het hardst nodig hebt?
Realtimemonitoring en Predictive Maintenance zijn twee belangrijke manieren om ervoor te zorgen dat je printer altijd blijft werken. Hierdoor blijf je mogelijke storingen of andere problemen een stap voor en voorkom je onaangename verrassingen. Wij leggen je uit hoe dat werkt.
Realtimemonitoring is cruciaal als je het hebt over effectief printbeheer. Deze technologie houdt continu toezicht op de status van alle printers in een netwerk en geeft onmiddellijk een melding als er iets misgaat. Dit kan variëren van een printer die offline gaat tot een onverwachte toename in foutmeldingen. Door dergelijke problemen onmiddelijk te signaleren, kunnen beheerders snel reageren, waardoor de kans op verstoringen, juist wanneer de printer nodig is, enorm wordt verkleind. Bijvoorbeeld: wanneer een printer in een drukke kantooromgeving plotseling niet meer reageert, ontvangt de IT-afdeling direct een e-mail. Dit stelt hen in staat om de printer weer operationeel te maken, zodat het probleem opgelost is voordat het de workflow beïnvloedt.
Naast realtimemonitoring, biedt predictive maintenance een extra beschermingslaag door gebruik te maken van gegevensanalyses en machine learning. Door het analyseren van historische en huidige gegevens, kan predictive maintenance potentiële problemen identificeren voordat ze zich voordoen. Deze technologie omvat het voorspellen van de levensduur van onderdelen, het detecteren van slijtagespatronen en het signaleren van mogelijke storingen voordat ze plaatsvinden. Een typisch voorbeeld hiervan is het voorspellen van wanneer een hardwareonderdeel vervangen moet worden, waardoor je niet hoeft te wachten tot de printer een keer vastloopt. Het systeem geeft tijdig een waarschuwing, zodat het onderdeel vervangen kan worden tijdens geplande onderhoudsmomenten.
Door technologieën zoals Realtimemonitoring en Predictive Maintenance in te zetten, kun je erop vertrouwen dat je printer betrouwbaar blijft werken, zodat je op belangrijke momenten op de printer kunt vertrouwen. Door proactief problemen te signaleren en preventief onderhoud te gebruiken voorkom je onderbrekingen en behoud je de productiviteit. Wil je meer weten over hoe je printbeheer naar een hoger niveau tilt? PCI helpt je verder. Neem contact op via onderstaand formulier.
Wij denken graag met je mee.
Wil je meer informatie of heb je een vraag? Neem contact met mij op en ik help je graag verder.
PCI wenst iedereen fijne feestdagen en een succesvol 2024. Als partner voor de perfecte werkplek vergeten we de vele doorwerkers niet. Heb je dienst of een harde deadline rond de feestdagen en wil je toch ook een beetje gezelligheid op je werkplek? Download onze gratis eindejaar screensaver en maak je werkplek in een handomdraai gezelliger.
Download de video hier:
Download screensaver
Nederland werkt voorlopig zo veel mogelijk thuis. Eigenlijk gaat dat vaak opmerkelijk goed. Maar de nadelen komen ook steeds vaker aan de oppervlakte. De oplossing: hybride werken.
Veel werknemers hebben het afgelopen jaar gemerkt hoe productief ze vanuit huis werkten. Onderzoek bevestigt dat dit gevoel klopt.
Neem het experiment dat het Chinese reisbureau Ctrip uitvoerde. Het liet een deel van zijn werknemers verplicht negen maanden thuiswerken, de andere helft moest naar kantoor. De thuiswerkers bleken 13 procent productiever. En 81 procent van de deelnemers in een Franse studie gaf aan thuis beter werk af te leveren
Voor werkgevers goed nieuws dus. Als ze mensen thuis laten werken, worden de resultaten beter. Maar wat vinden de werknemers er zelf eigenlijk van?
Die blijken het thuiswerken in meerderheid positief te vinden. Dat blijkt uit onderzoek van Nationale Vacaturebank en Intermediair, uitgevoerd door Motivaction. Volgens deze enquête vindt 68 procent het prima om vanuit het thuiskantoor te opereren.
Vooral het wegvallen van de reistijd bepaalt de tevredenheid over het werken vanuit huis. Werknemers zijn ook blij dat zelf hun tijd kunnen indelen; onder hbo- en wo-opgeleiden geldt dit voor wel 72 procent van de ondervraagden. Bovendien gaat het combineren van werk en gezin beter.
Maar dit prachtige verhaal heeft ook een keerzijde. Hoe langer de coronapandemie voortduurt, hoe meer knelpunten rondom thuiswerken zichtbaar worden.
Thuiswerken kan namelijk óók leiden tot vereenzaming, terwijl andere mensen zich niet kunnen concentreren door aandacht vragende kinderen en huisdieren. Vaak gemeld is ook een toename van de stress en een minder duidelijke grens tussen werk en privé. En terwijl de ene werknemer zweert bij thuiswerken, moeten we niet de 32 procent vergeten die er helemaal niet blij van wordt.
Hoe kunnen we nu de voordelen van thuiswerken behouden, terwijl we ook rekening houden met de nadelen? Of positiever verwoord: het creatieve en gezellige van kantoor samenbrengen met de efficiëntie en rust van het remote werken. Zou het niet prachtig zijn the best of both worlds te combineren?
Is het hybride kantoor of hybride werken de toekomst? Het begrip bestaat al enkele jaren, maar is door de ontwikkelingen rondom COVID-19 opeens realiteit geworden. HP geeft de volgende beschrijving:
“Een hybride kantoor is een werkplek die faciliteert dat medewerkers zowel op kantoor als op afstand kunnen werken. Prettig samenwerken staat hierbij centraal. Het kantoor is dan ook veel meer een ontmoetingsplek, dan een plek waar je de hele dag aan één bureau werkt. Hybride werken betekent feitelijk goed kunnen werken met een team waarvan een deel op kantoor aanwezig is en de andere medewerkers vanuit huis werken.”
Maar het is onverstandig wanneer directies zich alleen op deze direct bereikbare voordelen richten. Hybride werken moet ook passen bij de werkzaamheden die worden uitgevoerd en de mensen die in dienst zijn. Wat is er verder nodig om een succes te maken van het hybride kantoor? In onze nieuwe whitepaper geven we onze visie.
Waar kunnen we je mee helpen?
Wil je een vraag stellen, offerte aanvragen of een afspraak maken met één van onze specialisten? Vul dan het formulier in op deze pagina en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
Security is een belangrijk aspect bij het optimaliseren van print- en documentstromen. Toch komt Paul Lammens, productmanager MPS bij PCI, regelmatig bedrijven tegen waar dit niet goed geregeld is.
Paul komt vanuit zijn rol vaak bij bedrijven die de beveiliging van hun printerpark nog niet goed hebben ingericht. Multifunctional Printers (MFP’s) worden vaak over het hoofd gezien als het gaat om beveiliging.
Bedrijven zijn zich niet altijd bewust dat een MFP privacygevoelige data verwerkt. In de basis spelen er volgens hem drie grote beveiligingsuitdagingen:
Wanneer één van je medewerkers een document wil printen, loop je altijd het gevaar dat deze documenten op de machine blijven liggen. Zo wordt het document voor anderen inzichtelijk en kan het bij de verkeerde personen terecht komen.
Dat is onwenselijk, zeker wanneer het om privacygevoelige gegevens gaat en je zo niet voldoet aan de huidige AVG-regelgeving. Tegelijkertijd werken nu steeds meer mensen thuis, waardoor iemand per ongeluk een printopdracht naar de kantoorprinter kan sturen.
Zo’n vergissing is snel gemaakt. Zonder beveiligingsmaatregelen blijven deze documenten dan op de kantoorprinter liggen tot iemand ze vindt.
Verplaatsen of softwarematig beveiligen
“We krijgen steeds vaker de vraag van klanten om mee te denken over deze uitdagingen”, vertelt Paul. “Dat kan eigenlijk op twee manieren. Nu staat de printer vaak centraal in een gang of nis, waardoor je een stukje moet lopen voor je document.”
“Dit zou je kunnen oplossen door de printer naast je te zetten, of door deze in een afgesloten ruimte te zetten, alleen voor jezelf. Hierdoor heb je meer controle over je documenten, maar dat is zeker nog niet waterdicht en vergt financieel ook een hogere investering.”
“Je kunt er ook voor kiezen om je printers softwarematig te beveiligen. Medewerkers moeten zich dan authenticeren bij het apparaat om een document vrij te geven. De softwareoplossing zorgt voor het beheer van printopdrachten, zodat bepaalde documenten niet zomaar worden afgedrukt en in handen van derden kunnen komen.”
Persoonlijke toegang
“Iedere gebruiker heeft zijn eigen beveiligde persoonlijke omgeving in het documentbeheer. Om het document af te drukken, moet de gebruiker zich eerst authenticeren met bijvoorbeeld een toegangspas. Hiermee voorkom je dat personen toegang hebben tot documenten van anderen.”
“Een potentieel datalek is daarmee uitgesloten. We zien dat dit bij veel klanten nog niet goed is ingericht. Bij PCI kun je terecht voor softwareoplossingen voor elk type printer en merk. Dit geldt ook voor bestaande apparaten. Hierbij hoef je dus niet te wachten tot je contract is afgelopen wanneer je aan je beveiliging wilt werken.”
Paul ziet ook dat print steeds vaker in de cloud beheerd wordt in plaats van on premise. In dit geval worden print- en scanopdrachten via internet van en naar de computer en printer verstuurd. “Hierbij loop je het risico dat je document wordt onderschept”, vertelt Paul. Wanneer je print of scant via de cloud, ga je buiten je beveiligde netwerk.
“Zorg er dus voor dat het document in elk geval encrypted is en controleer de beveiliging van jouw data in de cloud. Versleutel liever ook zelf de data voordat het de cloud in gaat. Bedenk goed welke data je wel en welke je vooral niet in de cloud zet. Zeker als het gaat om bedrijfsgeheimen of privacygevoelige data, in verband met de AVG.
“Controleer bij je cloudleverancier welke buitenlandse partijen mogelijk toegang hebben tot jouw data. Hoe zit het met de verschillen in wetgeving omtrent data tussen Europa en de Verenigde Staten”
Bewaar print- en scanopdrachten niet in de cloud
Nog beter is het om print- of scanopdrachten helemaal niet in de cloud te bewaren. “Deze verstuur je dan via je eigen netwerk, zodat je geen risico loopt om de documenten kwijt te raken aan derden. Het management vindt dan wel plaats in de cloudomgeving, denk hierbij aan het aanmaken van gebruikers.
”Bij PCI kun je terecht voor cloud print- en scansoftwareoplossingen die met al deze risico’s rekening houden. Wij kunnen daar een goed advies over geven.”
Het is tegenwoordig erg belangrijk om je printers te beveiligen, anders wordt het de zwakke plek van je organisatie. Een hacker gaat op zoek naar deze zwakste schakel in je bedrijf om binnen te breken.”
“Denk hierbij aan verouderde firmware, het niet wissen van de harde schijven en printerpoorten open laten staan”, stelt Paul. “Een hacker kan je printer benaderen en vervolgens een weg vinden naar de rest van de apparaten in je netwerk.”
Gelukkig zijn er manieren om printers goed te beveiligen. Wat veel mensen niet weten is dat elke print-, scan- en kopieeropdracht van een MFP opgeslagen wordt op de interne harde schijf. De harde schijf is hierdoor een bron van data voor hackers. Encryptie van de harde schijf is dan een oplossing om dit voorkomen.
MFP’s bestrijden bedreigingen actief
“Wanneer hackers proberen de firmware corrupt te maken, herkennen de machines dit en ondernemen ze onmiddellijk actie. MFP’s zijn voorzien van anti-malwarefuncties, om afwijkingen en inbreuken snel te detecteren, stoppen en rapporteren, de MFP’s hebben upgradebare firmware.”
“Dit biedt de mogelijkheid om de systemen blijvend van updates en patches te voorzien, zodat ook de nieuwste malware-bedreigingen actief geweerd kunnen worden. De MFP wordt opnieuw opgestart en een schone kopie wordt geladen. Je productiviteit loopt hierdoor geen gevaar.”
Bron: ikwilmobielwerken.nl
Liever niet doen: pincodes met vier cijfers
Bij veel printers kun je al standaard een pincode instellen. Wanneer een medewerker dan iets wil printen, stuurt hij of zij een pincode mee met de printopdracht. Je kunt het document dan alleen ophalen met de code. “Het is dan in elk geval beveiligd”, zegt Paul.
“Toch zien we vaak dat medewerkers simpele codes als ‘1234’ kiezen, die zijn makkelijk te onthouden. Ook horen we vaker dat iemand per ongeluk de code van een andere collega intikt, waardoor er een ander document uit komt rollen. Daarom vragen klanten ons ook wel om zescijferige pincodes.”
“In beheer is het gebruik van pincodes wel een bewerkelijke oplossing. Je moet die codes lokaal, op machine- en driverniveau beheren.” Als je voor een softwareoplossing kiest, kun je dit eenvoudiger centraal beheren. Uiteraard kun je ook kiezen voor druppels of pasjes.
Waar kunnen we je mee helpen?
Wil je een vraag stellen, offerte aanvragen of een afspraak maken met één van onze specialisten? Vul dan het formulier in op deze pagina en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
Voorkom dat jouw organisatie slachtoffer wordt van cybercrime en ga aan de slag met de beveiliging van je print- en documentstromen. Deze vormen namelijk een open poort voor cybercriminelen die de rest van je bedrijf binnen willen dringen. Ontdek waar de risico’s liggen en wat je als IT-manager kunt doen.
In de gemiddelde organisatie zijn de print- en documentstromen uiterst efficiënt geregeld. De medewerker drukt op een knop en na een paar seconden komt een document uit de gewenste printer rollen. De medewerker loopt naar de printer, pakt het document uit de lade en gaat fluitend weer aan de slag. Dat klinkt allemaal erg praktisch, maar veilig is het niet. We bespreken een aantal verschillende risico’s.
In de praktijk duurt het meestal even voordat de medewerker bij de printer is aanbeland. Dat geldt zeker wanneer de printende persoon thuiswerkt en de opdracht naar kantoor stuurt. In de tussentijd kunnen er verschillende collega’s langs de machine lopen, een blik op het document werpen of de pagina’s zelfs meenemen.
Nu zullen er waarschijnlijk geen criminelen binnen je organisatie rondlopen, maar sommige documenten zijn niet voor de ogen van alle medewerkers bedoeld. Denk bijvoorbeeld aan contracten, verzuimdossiers en de offerte voor het kerstuitje dat ècht een verrassing moet blijven.
Komen er wel eens externen bij je op kantoor? Klanten, leveranciers of freelancers lopen ook wel eens langs de printer. Ben je er comfortabel mee dat zij al je printjes kunnen zien? Als het antwoord ‘nee’ is, wordt het hoog tijd om aan de slag te gaan met authenticatie.
Er zijn verschillende mogelijkheden om je print- en documentstromen te beveiligen door middel van authenticatie. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om medewerkers een gebruikersnaam en wachtwoord te geven, dat ze bij elke printopdracht moeten invoeren.
Een nadeel van deze methode is dat veel medewerkers al talloze combinaties moet onthouden. Het is dan ook vaak slimmer om gebruik te maken van druppels of pasjes waarmee je je kunt identificeren.
Dat security een belangrijk thema is, hoeven we de meeste bedrijven niet meer te vertellen. Dat printers ook een belangrijk knelpunt zijn, is vaak nieuw. De moderne printer staat namelijk niet op zichzelf, maar is verbonden met het internet en interne netwerk van je organisatie.
Als je de printer dus niet goed beveiligt, loop je alsnog het risico dat criminelen via ‘de achterdeur’ het netwerk op komen. Zorg daarom dat je de nieuwste updates installeert en op tijd een nieuwe machine koopt. Als je printer vijf tot zeven jaar oud is, loop je al extra risico.
Nieuwe machines beschikken over slimme technologieën zoals Sure Start van HP Wolf Security. Als een cybercrimineel probeert het BIOS van je printer aan te passen, wordt het systeem meteen opnieuw opgestart. Vervolgens wordt een schone kopie geladen, zodat je medewerkers gewoon verder kunnen printen.
Over het algemeen is printen vanuit de cloud bijzonder veilig. Alleen je printopdracht wordt namelijk in de cloud gemanaged, niet het document zelf. Hierdoor is het risico op onderschepping klein.
Dit geldt niet wanneer een medewerker thuis of elders aan het werk is, en op kantoor wil printen. Dan wordt het document wel degelijk via de cloud verstuurd. Daarom is het belangrijk om altijd encryptie toe te passen. Zo is het document niet leesbaar voor hackers.
Let op: gebruikersgegevens worden ook in de cloud bewaard. Het is uiteraard zaak om deze streng te beveiligen.
bron: ikwilmobielwerken.nl
In de whitepaper gaan we dieper in op het optimaliseren van print- en documentstromen. Hoe je dat doet, tips voor beveiligd (thuis)printen en ontdek waar nog ruimte voor verbetering is binnen jou organisatie.
Waar kunnen we je mee helpen?
Wil je een vraag stellen, offerte aanvragen of een afspraak maken met één van onze specialisten? Vul dan het formulier in op deze pagina en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
Veel bedrijven stappen over op de cloud, bijvoorbeeld voor het opslaan van bestanden en gebruik van webbased applicaties. Wist je dat het ook mogelijk is om je print- en documentstromen te verplaatsen naar de cloud? We bespreken de belangrijkste aandachtspunten met Mark Tromp en Hein Verheijen van PCI.
Ook voor print heeft de cloud veel voordelen. “De voornaamste reden om over te stappen is het feit dat je geen datacenters met servers meer nodig hebt”, vertelt Mark. Veel bedrijven zijn op andere gebieden al overgestapt op de cloud. “Het is dan niet logisch om alleen voor print hardware aan te schaffen”.
Het beheer van je platform besteed je vervolgens uit aan een partner als Microsoft. Dat is slim, aangezien je printer dan altijd up-to-date is. “Je hebt dan minder beheer, minder risico en minder kosten”, stelt Mark.
Helaas is juist het feit dat je vertrouwt op een partner als Microsoft soms ook een nadeel. “Het kan gebeuren dat de Microsoft-systemen in de cloud niet goed presteren”, vertelt Hein.
“Dan krijg je vertraging, of vallen bepaalde diensten uit. Als IT’er ben je dan overgeleverd aan Microsoft om dit op te lossen. Met een eigen datacenter heb je dat veel meer in de hand.”
Een punt van aandacht is dat je door over te stappen naar de cloud niet meer zonder internet kunt werken. Alles staat immers online. “Bij een datacenter maak je verbinding tussen kantoor en het datacenter. Dat heb je ook nodig als je naar de cloud gaat.”
Als je met je organisatie overstapt naar printen vanuit de cloud, is het belangrijk om van tevoren goed na te denken over je wensen. Een gedegen projectplan is hierbij essentieel.
Hein vertelt: “We voeren zowel technische als functionele gesprekken over hoe we het willen inrichten. Wat is de basis en vanuit welke applicaties moet straks geprint worden?” In het projectplan zit altijd een stukje risicobeheersing. “Als iets niet helemaal volgens plan verloopt, heb je altijd een rollback scenario of plan B.”
Ook wordt er vaak voor de volledige uitrol getest met een klein groepje medewerkers. “Dan weet je wat je kunt verwachten”, vertelt Mark. “Als je het klein en beheersbaar houdt, kun je snel corrigeren.”
Onlangs heeft Microsoft een eigen cloudprintoplossing gelanceerd waarmee je printopdrachten van Microsoft cloud naar de printer kon sturen: Microsoft Universal Print. Het is een simpele manier van print faciliteren, zonder beveiligingsonderdeel.
“Microsoft heeft hier een abonnement voor ontwikkeld waarbij je per pagina betaalt”, vertelt Hein. “Je krijgt een beperkt aantal printopdrachten gratis.”
Niet voor ieder bedrijf is het mogelijk om direct volledig over te stappen naar cloudprinting. “Dat zien we zeker bij grotere bedrijven, daar moeten vaak ook bepaalde applicaties gemigreerd worden”, vertelt Hein.
“Dat kan een tijdje duren. Om dat op te vangen kunnen we overgaan op een hybride situatie waarbij het bedrijf een datacenter én clouddiensten van Microsoft gebruikt. Als de organisatie zover is om volledig over te stappen, kunnen wij daar snel in meebewegen.”
Mocht je voor jouw organisatie twijfelen aan de stap om je print- en documentstromen naar de cloud te brengen, dan kan Mark die twijfel bij je wegnemen, vertelt hij.
“Als je van tevoren een goede inventarisatie en een goed projectplan maakt, zijn de uitdagingen echt te overzien. Je bespaart veel kosten, doordat je per gebruiker betaalt en geen server in de lucht hoeft te houden.”
bron: ikwilmobielwerken.nl
Waar kunnen we je mee helpen?
Wil je een vraag stellen, offerte aanvragen of een afspraak maken met één van onze specialisten? Vul dan het formulier in op deze pagina en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
