Er ligt een periode achter ons waarin het digitale ontwikkelproces van werknemers en werkgevers in een stroomversnelling terechtkwam. Iedereen maakte zich in rap tempo softwareoplossingen eigen, zoals Teams en Zoom. Plaats onafhankelijk werken werd de norm en het aantal webinars ging door het dak; webinarstudio’s schoten als paddenstoelen uit de grond. Wie denkt dat de grootste hectiek achter ons ligt, heeft het echter mis. Nu de pandemie op z’n retour lijkt, krijgen we wederom te maken met een nieuwe werkelijkheid: die van het hybride werken. In dit artikel staan we stil bij vier bepalende factoren om van hybride werken een succes te maken.

#1 Verbinden van mensen: AV-techniek verbetert de beleving

Meer dan ooit tevoren gaat de inhoud van de taken bepalen op welke locatie het werk wordt uitgevoerd. Op een stilteplek op kantoor, alleen op de thuiswerkplek of in een overlegruimte. Wat blijft, is dat er met enige regelmaat samengewerkt moet worden met anderen, fysiek of digitaal. Het succes van digitaal overleg hangt in grote mate af van de omstandigheden: die moeten perfect zijn. In eerste instantie gaat het dan om hardware (zoals een fijne headset), software (zoals Teams) en een goede internetverbinding. In tweede instantie draait het om beleving. Je wilt werknemers die na een overleg zeggen: “Het was alsof ze met mij in dezelfde ruimte zaten”, want alleen dan blijft het op afstand samenwerken aantrekkelijk. Voor die persoonlijke beleving zijn goede audiovisuele oplossingen beschikbaar. Een slimme camera die degene die spreekt, blijft volgen, ook als hij/zij beweegt bijvoorbeeld, en speakers die geluidssignalen helder doorzetten. Ook de omgeving waarin het overleg plaatsvindt, moet geschikt zijn. Denk aan de akoestiek, maar ook aan de grootte ervan: klein genoeg om de gezichten van mensen herkenbaar in beeld te krijgen en groot genoeg om alle aanwezigen in beeld te hebben.

Wil je mensen goed laten samenwerken, ongeacht de afstand, dan is ons advies als volgt. Kies met zorg de juiste audiovisuele middelen en investeer dan ook in adoptietrajecten zodat werknemers weten hoe de techniek werkt. Doe je dat niet, dan zitten zij in no time allemaal weer fysiek op kantoor. Het is niet voor niets dat wij onze systemen zo eenvoudig mogelijk maken. Dummyproof zogezegd: stabiel, betrouwbaar, veilig én gebruiksvriendelijk inclusief een prettige adoptietraining. Duik daarnaast ook eens in de inrichting van je kantoor. Voor het samenwerken op afstand zijn zogenaamde huddle ruimtes ideaal. In zo’n ruimte kun je met 4-6 personen bij elkaar zitten. Nemen er meer mensen deel aan een vergadering dan koppel je simpelweg enkele huddle ruimtes aan elkaar.

#2 Gebouwbeheer: werkgemak met een persoonlijke touch

Leegstaande gebouwen zagen we genoeg in de afgelopen jaren. En nu we terugkeren, nemen we die slechts gedeeltelijk weer in gebruik. Hoeveel m2 heb je eigenlijk nog nodig? En beperkt minder werkruimte de werknemer niet te veel? Toegegeven: hybride werken vereist meer en een snellere afstemming. Maar er zijn middelen genoeg om die puzzel goed op te lossen en de organisatiebeleving zelfs naar een hoger niveau te tillen. Om een paar voorbeelden te noemen:

  • Een werkplek of vergaderruimte reserveren kan een stuk gemakkelijker, bijvoorbeeld via een APP, webportaal of op een touchscherm bij de ingang. Bij een no show wordt de ruimte of werkplek na 15 minuten automatisch weer vrijgegeven. No shows vertekenen daardoor niet langer het kantoorgebruik en frustreren niet de bewegingsvrijheid. Maandelijkse rapportages geven daarnaast snel inzicht in het gebruik van het kantoorgebouw: welke ruimtes zijn favoriet en welke worden niet of nauwelijks gebruikt? Met andere woorden waar kunnen we verbetering toepassen?
  • Met één extra handeling reserveren werknemers ook alvast een parkeerplaats. Vanwege de parkeerplaatsreservering gaat de slagboom direct bij aankomst open met de mededeling: Welkom Anja of Hendrik of Peter. Dit systeem is ook toepasbaar voor bezoekers. Na een halfjaar weet je precies wat de gemiddelde parkeerbehoefte is van het personeel en hoeveel parkeerruimte je werkelijk nodig hebt.
  • Bij binnenkomst heten informatieborden werknemers en bezoekers nogmaals persoonlijk welkom en tonen de ruimte waar ze moeten zijn. Een interactieve bezoekerszuil bij de ingang genereert op basis van een QR-code snel een persoonlijke bezoekerspas. En onderweg naar de werkruimte wijzen digitale way finding signs de goede richting. Een persoonlijke ontvangst dus, zelfs wanneer meerdere bedrijven in één pand gevestigd zijn. Via diezelfde informatieborden deel je de huisregels en/of actuele nieuwsberichten.
  • Elektrisch in hoogte verstelbare bureaus zijn te activeren met een RFID-tag. Met één swipe van de tag stelt een flexplekbureau zich automatisch in op de juiste hoogte. Fijn voor de werknemers, maar ook een uiting van goed werkgeverschap.

Bovenstaande middelen zijn slechts een greep uit de mogelijkheden om met behulp van techniek en beleving van jouw kantoorgebouw een smart office te maken waar iedereen blij van wordt.

#3: Veiligheid: de oplossingen moeten wel secure zijn

De twee werelden van AV en IT raken meer en meer met elkaar verweven omdat audiovisuele systemen steeds vaker deel uitmaken van het netwerk. Ze zullen daarom niet alleen goed, maar ook veilig moeten zijn. Een hacker kan immers ook via een audiovisueel apparaat binnenkomen. De kracht van PCI is dan ook dat we een IT-georganiseerde organisatie zijn. Alle oplossingen worden getoetst op audiovisuele kwaliteit, gebruiksvriendelijkheid (user experience) én veiligheid. Ook daar is dus aandacht voor als wij audiovisuele middelen toevoegen aan jouw netwerk.

#4 Efficiënter samenwerken: tijd- en kostenbesparend

De werkmethodieken lean, agile of waterval raken behoorlijk ingeburgerd in het Nederlandse werklandschap. Op afstand werken voegt daar nog een dimensie aan toe. Digitale communicatiemiddelen die deze methodieken ondersteunen zijn bijvoorbeeld de Samsung flip en het MS Whiteboard van Microsoft. De Samsung flip is een digitale flipover waarop je kunt schrijven en de inhoud direct digitaal kunt delen met de aanwezigen. De Samsung flip is bovendien al uitgerust met formats die horen bij de verschillende methodieken die we hiervoor noemden. Datzelfde geldt voor het MS Whiteboard. Deze middelen zijn een mooie mix van traditioneel en nieuw: het gebruik is vrijwel gelijk aan de papieren versie, maar vanwege de intelligente techniek erachter kan je veel meer mee. De aantekeningen die je in de Samsung flip maakt, zijn zelfs te beveiligen met een wachtwoord. Handig, voor wanneer je met het MT de jaarcijfers bespreekt en tussendoor gaat lunchen.

Customer Service

Vraag jij je af hoe jouw organisatie om moet gaan met deze ontwikkelingen? Maak vrijblijvend een afspraak met een van onze consultants en ontdek hoe AV jouw organisatie verder helpt.

Customer Service Klantenservice

Inschrijfformulier nieuwsbrief PCI

Ik ben geïnteresseerd in:(Vereist)
Op de hoogte
Contact opnemen
Voorwaarden(Vereist)

"*" geeft vereiste velden aan

Op de hoogte
Contact opnemen
Voorwaarden*